Tjekliste til din redaktionelle plan, før du beslutter dig

Hvorfor en tjekliste før beslutningen

En redaktionel plan føles ofte færdig, længe før den er det. Der er en liste over emner, måske en dato eller to, og så bliver planen godkendt i fællesskab, fordi alle gerne vil i gang. Det er netop her, de fleste problemer bliver bygget ind. Mangler der et klart formål, opdager du det først, når tredje afsnit skal skrives, eller når interviewet er optaget, og ingen kan sige, hvad det skulle bruges til.

Som underviser i redaktionelt arbejdsflow ser jeg det samme mønster hos kursister, uanset om de planlægger en podcast, en videoserie eller en lokal nyhedsside. Beslutningen om at gå i gang tages for tidligt, og så retter man planen undervejs i stedet for at have tænkt den igennem. En kort tjekliste tager en halv time og sparer ofte uger.

Listen herunder er den, vi bruger i modulet om indholdsplanlægning. Du kan gå den igennem alene eller sammen med dem, du skal producere med. Svar skriftligt på hvert punkt. Kan du ikke svare, er det ikke et tegn på, at planen er dårlig, men på at beslutningen endnu ikke er moden.

Formålet: hvad skal indholdet gøre?

Første punkt er formålet, og det skal kunne siges i én sætning uden ordet og. Skal indholdet informere, vise et håndværk, dokumentere en begivenhed eller holde en lokal samtale i gang? Et formål som at skabe noget godt indhold er ikke et formål, det er en intention. Prøv i stedet noget som at forklare nye beboere, hvordan kommunens affaldsordning fungerer, i tre korte videoer.

Spørg dig selv, hvordan du ved, at planen lykkedes. Det behøver ikke være tal. Det kan være, at ti personer i målgruppen kan svare på et bestemt spørgsmål efter at have set det. Et formål, du kan tjekke, gør det lettere at skære fra, når tiden er knap, og lettere at forklare for andre, hvorfor et emne ikke kom med.

Tjek også, om formålet er dit eget eller en andens. Hvis nogen har bedt dig om at lave indholdet, så få formålet bekræftet på skrift, før du går videre. Misforståelser om formål er dyrere end misforståelser om formater, fordi alt andet i planen bygger på det.

• Kan formålet siges i én sætning?
• Hvordan kan du se, at det lykkedes?
• Er formålet bekræftet af dem, du producerer for?

Målgruppen: hvem ser eller læser, og hvornår?

Næste punkt er målgruppen, og her hjælper det at blive konkret. Voksne i Danmark er ikke en målgruppe. En målgruppe er for eksempel foreningsfolk i et lokalområde, som læser på telefonen i frokostpausen, eller nye borgere, der søger praktisk viden i weekenden. Beskriv, hvad de allerede ved, og hvad de mangler, for det afgør både tone og tempo.

Overvej også, hvor længe din målgruppe orker at give dig opmærksomhed. En seer, der finder et klip under en pause, forventer noget andet end en lytter, der sidder i bilen en time. Planlæg længden efter situationen, ikke efter hvad du selv kan holde til at producere.

Til sidst: kender du nogen i målgruppen? Tal med to eller tre, før planen låses. Et kvarters samtale afslører ofte, at de spørger om noget helt andet, end du havde forestillet dig. Det er billigere at ændre en plan i den fase end et færdigt program.

• Hvem er målgruppen i konkrete, hverdagsnære vendinger?
• Hvad ved de allerede, og hvad mangler de?
• Har du talt med mindst to personer fra gruppen?

Formater og ressourcer: hvad kan du faktisk lave?

Når formål og målgruppe er på plads, vælger du format: tekst, lyd, video eller en blanding. Vælg ud fra formålet, ikke ud fra det, der virker mest imponerende. En forklaring af en procedure fungerer ofte bedst som kort video med tekst, mens en samtale om holdninger kan stå sig fint som lyd. Skriv ned, hvorfor hvert format er valgt.

Gå derefter ærligt ressourcerne igennem. Hvem optager, hvem klipper, hvem tjekker fakta, og hvor mange timer har hver af dem om ugen? Mange planer fejler ikke på ideerne, men på at ingen havde regnet efter, at et interview på tyve minutter kan kræve flere timers efterarbejde.

Tjek udstyr og adgang. Har du lyd, der kan bruges, et sted at optage og aftaler med dem, du vil interviewe? Er noget af det uafklaret, skal det stå som et åbent punkt i planen med en ansvarlig og en dato, ikke som en antagelse, der kommer til at ligne en kendsgerning.

• Passer formatet til formålet og målgruppens situation?
• Er roller og timer fordelt, så ingen er flaskehals?
• Er udstyr, lokale og aftaler afklaret eller markeret åbne?

Tidsplanen: realistisk, ikke ønskelig

Tidsplanen er det punkt, hvor optimismen oftest vinder. Del forløbet i faser: forberedelse, optagelse eller skrivning, redigering, gennemgang og udgivelse. Giv hver fase et tidsrum og læg et lille sikkerhedsrum ind efter gennemgangen, for det er der, uforudsete rettelser dukker op.

Tænk også på afhængigheder. Hvis en kilde først kan stille op om tre uger, kan intet, der kræver den kilde, blive færdigt før. Tegn gerne et simpelt diagram over rækkefølgen, så du kan se, hvilke opgaver der venter på hinanden, og hvilke der kan køre samtidig.

Efterårets mørke uger er en god anledning til at planlægge indendørs optagelser og skrivearbejde, men husk, at helligdage og ferier flytter folks tilgængelighed. Spørg dem, du har brug for, om deres kalender, før du skriver datoer ind. En tidsplan, der er aftalt med de involverede, holder længere end en, du har lavet alene.

• Er hver fase givet et tidsrum med buffer til rettelser?
• Er afhængigheder mellem opgaver tegnet ind?
• Er datoer aftalt med de personer, de gælder?

Beslutningen: gå, justér eller vent

Når du har svaret på de fire punkter, ser du planen med nye øjne. Er alle punkter besvaret uden tvivl, kan du låse den og gå i gang. Mangler et enkelt punkt, så justér det, og læg en dato for, hvornår du vurderer igen. Mangler flere, så vent og brug tiden på at afklare dem.

Det er ikke en fejl at vente. Udgivelser, der holdes tilbage en uge, fordi formålet blev præciseret, bliver typisk bedre og kræver mindre efterarbejde. Det er heller ikke en fejl at skære ned, hvis ressourcerne ikke rækker. En mindre plan, du kan gennemføre, slår en stor, der bliver liggende halvfærdig.

Skriv til sidst en kort beslutningsnote: hvad blev besluttet, af hvem og med hvilke forbehold. Noten er ikke bureaukrati. Den er det første dokument, du kan vende tilbage til, når nogen senere spørger, hvorfor planen ser ud, som den gør.