Prisen er mest tid, ikke penge
Når nogen spørger mig, hvad et arbejdsgangsdiagram koster, svarer jeg som regel, at papir og tusch er det billigste i hele projektet. Den egentlige udgift er de timer, du og dine kolleger bruger på at blive enige om, hvad der faktisk sker mellem en idé og en udgivelse. Mange tror, at et diagram tegnes på en eftermiddag. I praksis skal du først finde ud af, hvem der gør hvad, og det kræver samtaler.
Jeg underviser i kamerakoordinering, og her ser jeg det tydeligt. Et sæt med tre kameraer virker enkelt, indtil man spørger, hvem der giver tegn til start, og hvem der navngiver optagelserne bagefter. Hvert af de spørgsmål koster tid at få afklaret, og det er den tid, der lægger sig i prisen på dit diagram.
Det første diagram er dyrest
Første gang du tegner et forløb fra idé til udgivelse, bruger du markant mere tid end anden gang. Du opdager huller, du ikke vidste fandtes: en overlevering, ingen ejer, eller en godkendelse, der hænger på én person, som ofte er på ferie. Det er ikke spild. Det er netop dér, diagrammet gør sit arbejde.
Regn derfor med, at første udkast er en investering, og at de næste versioner bliver hurtigere. Mange af mine kursister starter med en lille del af forløbet, for eksempel kun optagedagen, og bygger videre derfra. Så bliver udgiften fordelt, og du undgår at give op midt i et stort ark, som ingen kan overskue.
- Første udkast afslører huller i forløbet
- Anden version går typisk hurtigere
- Start med én del af forløbet, ikke hele
Det der driver prisen op
Flere ting gør et diagram dyrere, end det behøver at være. Det største er antallet af personer, der skal høres. Hver ekstra rolle betyder en samtale mere, en uenighed mere og en rettelse mere. Næstestørst er detaljeringsgraden: tegner du hvert klik i klippeprogrammet, eller nøjes du med de steder, hvor ansvaret skifter hænder?
Dertil kommer, at forløb, der ændrer sig hele tiden, kræver løbende vedligehold. Et diagram, som ingen opdaterer, bliver hurtigt en pæn tegning uden værdi. Jeg anbefaler at beslutte på forhånd, hvem der ejer det, og hvornår det gennemgås, ellers betaler du for det to gange.
- Antal roller og personer, der skal høres
- For fin detaljering af hvert trin
- Manglende ejer, så diagrammet forældes
Det kan du roligt spare på
Du behøver ikke dyr software for at komme i gang. En whiteboardtavle, et stykke papir eller et simpelt tegneprogram klarer det meste. Jeg har set hold bruge uger på at vælge værktøj, mens de ikke fik tegnet en eneste streg. Vælg det, I allerede har, og skift først, når I mærker en konkret begrænsning.
Du kan også spare ved at genbruge. Et diagram over et interview kan ofte bruges som skabelon til det næste med få ændringer. Sæt et par minutter af efter hvert projekt til at rette skabelonen, og dit næste forløb starter på et højere niveau uden ekstra udgift.
Hvad du får for tiden
Tiden giver dig tre ting, som er svære at købe andre steder. Først et fælles billede af forløbet, så alle ved, hvad der forventes. Dernæst færre misforståelser ved overleveringen, fordi det står tegnet, hvem der sender hvad og til hvem. Og endelig et sted at pege, når noget går galt, så samtalen handler om processen frem for personen.
Jeg lover ikke, at et diagram gør dit arbejde hurtigere fra dag ét. Det gør det ofte lidt langsommere i starten, fordi du nu ser det, du før overså. Gevinsten kommer, når du begynder at bruge tegningen i dit eget projekt og opdager, hvor mange spørgsmål du slipper for at stille to gange.
Sådan holder du udgiften nede
Mit praktiske råd er at sætte en ramme, før du begynder. Beslut, hvor mange timer første udkast må tage, og hvem der skal med. Tegn kun de trin, hvor ansvaret skifter, og skriv en enkelt linje om, hvad der skal følge med ved hver overlevering. Så kan du vise resultatet frem efter en kort tid i stedet for at polere i evigheder.
Og tag dig tid til at prøve diagrammet af i virkeligheden. Følg et lille projekt og notér, hvor tegningen ikke passede. Ret derefter. To runder af den slags giver langt mere værdi end ti timers finpudsning ved skrivebordet, og det er den måde, jeg selv arbejder på i mine øvelser.
- Sæt en tidsramme for første udkast
- Tegn kun, hvor ansvaret skifter hænder
- Afprøv på et lille projekt og ret bagefter
Et arbejdsgangsdiagram koster først og fremmest tid og gode samtaler, ikke dyrt værktøj. Prisen stiger med antallet af roller, for meget detalje og manglende ejerskab, og den falder, når du starter småt og genbruger. Det første diagram er det dyreste, de næste bliver billigere, og gevinsten viser sig, når du bruger det i dit eget forløb.