Diagrammet bliver for stort til at blive brugt
Den mest almindelige fejl, jeg ser, er et diagram, der forsøger at fortælle alt. Kursisten tegner hver lille opgave, hver mulig afvigelse og hver person, og resultatet fylder en hel væg. Ingen kigger på det under en optagelse, fordi man ikke kan finde sin egen plads i det.
Et diagram er et værktøj til overblik, ikke en fuldstændig manual. Start med at samle forløbet i seks til otte store trin, fra idé til udgivelse, og lad hvert trin have ét navn. Detaljerne kan du gemme i en separat note, som kun åbnes, når trinnet er i gang.
Prøv at gøre det til en regel, at hele diagrammet skal kunne læses på et A4-ark uden at zoome. Når noget ikke kan være der, så skriv det i en note og sæt et lille nummer ved trinnet. På den måde bevarer du overblikket, og de, der har brug for mere, ved præcis, hvor de skal lede.
- Hold dig til seks til otte hovedtrin
- Ét navn pr. trin, helst et udsagnsord
- Lad detaljer ligge i en separat note
Ingen ved, hvem der har ansvaret for hvert trin
En anden klassiker er kasser uden navne. Diagrammet viser, at materialet går fra optagelse til klipning, men ikke hvem der afleverer, og hvem der modtager. Så venter fotografen på redaktøren, redaktøren venter på fotografen, og filerne bliver liggende på et kort i en taske.
Skriv derfor en rolle på hvert trin, og vær ærlig, hvis en person har flere roller. På små hold er det helt normalt, at samme person både producerer og noterer. Det vigtige er, at diagrammet siger det højt, så ingen antager, at en anden tager sig af det.
Jeg beder kursisterne sætte en lille markering ved de steder, hvor ansvaret skifter hænder. Det er netop dér, de fleste misforståelser opstår. Hvis overleveringen er tydelig, behøver man sjældent ringe rundt for at spørge, hvor materialet er, eller hvem der skulle have sagt noget.
- Sæt en rolle på hvert trin
- Markér de punkter, hvor ansvaret skifter hænder
- Skriv det ned, hvis én person har to roller
Diagrammet viser kun den glade vej
Mange tegner forløbet, som det skulle gå, hvis alt lykkes første gang. Gæsten kommer til tiden, lyden er ren, og alle godkender uden ændringer. Virkeligheden på et sæt er sjældent så venlig, og et diagram uden afvigelser hjælper ikke, når den første ting går galt.
Tilføj de to eller tre steder, hvor forløbet oftest knækker, og tegn en lille sidegren for hver. Hvad gør vi, hvis interviewet må flyttes? Hvad sker der, hvis lyden viser sig at være brugbar kun delvist? Du behøver ikke have svar på alt, men du skal vide, hvor problemerne typisk opstår.
I efteråret oplever mange hold, at dagslyset forsvinder tidligere, og udendørs optagelser skal rykkes. Det er et godt eksempel på en sidegren, der er værd at have tegnet på forhånd. Så handler holdet ud fra en aftale i stedet for at improvisere midt i en travl dag.
- Tegn de to eller tre mest sandsynlige afvigelser
- Giv hver sidegren en kort beslutningsregel
Navne og symboler skifter fra side til side
En fejl, der virker ubetydelig, men som skaber megen forvirring, er uens sprogbrug. På én side hedder trinnet rå optagelser, på næste materiale, og i en tredje note er det kun filerne. Holdet gætter på, om der er tale om det samme, og nogle gange gætter de forkert.
Vælg et sæt ord, og brug dem overalt, også i filnavne og mails. Gør det samme med former: en firkant for en handling, en rude for et valg, en pil for en overlevering. Skriv forklaringen nederst på arket, så en ny person på holdet kan læse diagrammet uden en introduktion.
Det lyder pedantisk, men det sparer tid. Når Mette og jeg gennemgår kursisternes diagrammer, er det ofte den ensartede sprogbrug, der adskiller et brugbart diagram fra et, som kun forfatteren selv forstår. Tag fem minutter til at rydde op i ordene, før du viser diagrammet til andre.
- Ét ord for hvert trin og hver type fil
- Faste former for handling, valg og overlevering
- Forklaring af symbolerne nederst på arket
Diagrammet bliver tegnet én gang og aldrig rettet
Den femte fejl er, at diagrammet bliver et pænt stykke papir, der hænger på væggen, mens arbejdet foregår på en helt anden måde. Efter få uger passer tegningen ikke længere til virkeligheden, og så holder holdet op med at kigge på den.
Brug i stedet diagrammet som et levende dokument. Efter hvert projekt tager du ti minutter og spørger, hvor forløbet afveg fra tegningen, og hvorfor. Nogle gange er det tegningen, der skal rettes, andre gange er det arbejdsmetoden. Begge dele er en forbedring, så længe du skriver ændringen ned.
Gem gerne de ældre versioner med en kort note om, hvad der blev ændret. Efter nogle projekter kan du se et mønster: de samme steder driller igen og igen. Det er dér, du skal lægge din energi, og det er et konkret resultat af at bruge diagrammet i stedet for blot at have det.
- Gennemgå diagrammet efter hvert projekt
- Gem tidligere versioner med en kort ændringsnote
- Ret enten tegningen eller arbejdsmetoden
Sådan tjekker du dit eget diagram
Når du har tegnet dit diagram, så prøv det af på en person, der ikke har været med til at lave det. Bed vedkommende pege på, hvor hun selv kommer ind, hvad hun skal aflevere, og til hvem. Hvis hun tøver, ved du, hvor tegningen skal præciseres.
Sammenlign også diagrammet med et reelt, afsluttet projekt. Gå trin for trin igennem, hvad der skete, og sæt et kryds, hvor tegningen holdt. Det er en jævn og lidt ydmyg øvelse, men den viser hurtigt, om diagrammet beskriver det arbejde, I faktisk gør.
På kurset bruger vi netop denne øvelse, før kursisterne tager diagrammet med ind i deres eget projekt. Du behøver ikke et fuldkomment resultat. Et enkelt diagram, som holdet forstår og bruger, er mere værd end et flot et, der aldrig bliver åbnet. Så start småt, og ret undervejs.
- Lad en udenforstående pege på sin egen rolle
- Sammenlign med et afsluttet projekt trin for trin
Fejlene i arbejdsgangsdiagrammer handler sjældent om tegneevne. De handler om overblik, ansvar, afvigelser, sprog og vedligeholdelse. Hold diagrammet kort, giv hvert trin en rolle, tegn de mest sandsynlige afvigelser, brug ensartede ord, og ret det efter hvert projekt. Så bliver det et redskab, holdet faktisk åbner, når der skal træffes en beslutning, og ikke blot en tegning på en væg.